沒(méi)有數(shù)據(jù)，辦公室將無(wú)法變得智能化！

沒(méi)有數(shù)據(jù)，辦公室將無(wú)法變得智能化！

是什么讓辦公室變得“智能”？很容易直接從《星際迷航》電影中想象出一些超未來(lái)主義的設(shè)計(jì)。

如今，設(shè)施和辦公室管理人員都喜歡將智能辦公解決方案視為一種時(shí)尚，但自20世紀(jì)90年代中期在辦公室環(huán)境中引入互聯(lián)網(wǎng)以來(lái)，辦公室實(shí)際上已經(jīng)變得越來(lái)越智能了。

那么，究竟發(fā)生了什么變化呢？首先，“智能”的最初定義是人們?cè)诠ぷ鲌?chǎng)所的溝通方式。如今情況已大不相同，部分原因是“工作場(chǎng)所”的定義發(fā)生了變化。其不再是一個(gè)固定的地方。這是如何促進(jìn)合作的一個(gè)抽象概念——通過(guò)了解哪些同事正在工作、在哪里工作以及如何工作。

優(yōu)化這一點(diǎn)，就是讓辦公室變得更智能的方法。但如果沒(méi)有良好的數(shù)據(jù)，就無(wú)法知道如何讓辦公室變得更智能。

定義“智能”

通俗點(diǎn)講，“智能”辦公室利用現(xiàn)代技術(shù)，通過(guò)優(yōu)化辦公環(huán)境來(lái)提高生產(chǎn)力、效率和員工體驗(yàn)，同時(shí)保持辦公空間的環(huán)保和成本效益。

有沒(méi)有一種“快速解決”方法可以在一夜之間實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)？沒(méi)有。通常需要多種解決方案，包括通過(guò)一個(gè)或多個(gè)智能辦公解決方案實(shí)現(xiàn)基本辦公室交互的自動(dòng)化，例如辦公室、辦公桌和房間登記、照明、氣候控制，以便它們根據(jù)在場(chǎng)人員自主運(yùn)行。

例如，企業(yè)的辦公桌預(yù)訂審批流程可以通過(guò)靈活的辦公桌政策和辦公桌預(yù)訂解決方案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。其可以安裝占用傳感器，這樣會(huì)議室的概況就可以不斷更新使用信息，即使是臨時(shí)會(huì)議。傳感器可以連接到空調(diào)裝置上。關(guān)鍵是員工不應(yīng)該與這些功能進(jìn)行身體接觸。

真的需要那么多工作崗位嗎？

除了對(duì)健康有益之外，智能解決方案還可以節(jié)省大量的運(yùn)營(yíng)成本。

想象一家擁有300名員工的虛構(gòu)企業(yè)。在傳統(tǒng)辦公室中，每位員工都會(huì)有一個(gè)工作崗位。但現(xiàn)在不再是生活在傳統(tǒng)時(shí)代了。部分遠(yuǎn)程工作的員工平均每周有50%的時(shí)間在辦公室度過(guò)。這相當(dāng)于所有計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備將有一半被浪費(fèi)掉。

從成本角度來(lái)看待這個(gè)問(wèn)題。假設(shè)在典型的現(xiàn)代組織中，每個(gè)工作崗位的年成本大致在3,500美元左右。這相當(dāng)于每年花費(fèi)105萬(wàn)美元。

那么，該怎么做？撤走一半的桌子嗎？不。因?yàn)樾枰紤]到每個(gè)人都有不同的習(xí)慣、工作，并且居住在不同的地方——所有這些都會(huì)影響預(yù)訂模式。

考慮到這一點(diǎn)，就得留出25%的慷慨余量，以便預(yù)訂辦公桌時(shí)有一定的靈活性。這意味著將工作崗位數(shù)量減少到75%，從而為企業(yè)節(jié)省超過(guò)25萬(wàn)美元。

這表明，通過(guò)安裝一些智能辦公解決方案，可以多么顯著地減少不必要的成本，這些解決方案可以通過(guò)數(shù)據(jù)了解空間的利用情況。智能辦公桌預(yù)訂系統(tǒng)在這里可以發(fā)揮無(wú)價(jià)的價(jià)值。

辦公室實(shí)際使用情況如何？

智能解決方案的另一個(gè)好處是，可以獲取有關(guān)辦公室具體使用情況的數(shù)據(jù)，包括自動(dòng)空調(diào)控制、集成WiFi的咖啡機(jī)、占用傳感器等。

有時(shí)，這些數(shù)據(jù)的結(jié)果會(huì)令人震驚。如，一家大型會(huì)計(jì)師事務(wù)所的會(huì)議室存在問(wèn)題。其員工不斷抱怨無(wú)法使用可用的會(huì)議室。

但數(shù)據(jù)顯示，事實(shí)并非如此。一半的會(huì)議室?guī)缀蹩偸强捎玫?。那到底是怎么回事？仔?xì)觀察發(fā)現(xiàn)，繁忙的會(huì)議室可以欣賞到海港的美麗景色，而空蕩蕩的會(huì)議室俯瞰著一個(gè)不起眼的住宅區(qū)。如此，可以猜出員工選擇了哪些房間。然而，由于這些數(shù)據(jù)暴露出來(lái)，團(tuán)隊(duì)決定通過(guò)進(jìn)行一些小調(diào)整來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，使非面向港口的會(huì)議室更具吸引力和視覺(jué)吸引力。

通常，出人意料的小更改會(huì)產(chǎn)生最大的影響。但，除非有數(shù)據(jù)，否則不一定知道會(huì)影響哪些更改。

如何讓辦公室變得智能化？

智能辦公室由三個(gè)組成部分組成：

建筑物中已有的許多系統(tǒng)都可以通過(guò)基于云的物業(yè)管理系統(tǒng)等升級(jí)為智能解決方案，無(wú)論是管道、登錄系統(tǒng)、空調(diào)、安全系統(tǒng)、熱量和濕度控制系統(tǒng)。

辦公室中的智能設(shè)備將與家中的智能設(shè)備非常相似。唯一的區(qū)別是更多的人需要訪問(wèn)。

對(duì)于消費(fèi)級(jí)設(shè)備，這會(huì)產(chǎn)生一些潛在的問(wèn)題。不一定希望每個(gè)人都使用智能手機(jī)應(yīng)用控制智能鎖、WiFi咖啡機(jī)或照明。最好投資占用傳感器以使這種交互更加順暢。

大多數(shù)辦公室已經(jīng)使用房間和資源預(yù)訂系統(tǒng)，不僅可以在日歷系統(tǒng)中處理此類預(yù)訂，還可以通過(guò)將更復(fù)雜的解決方案與該日歷集成來(lái)減少員工的摩擦，從而大大受益。

同樣，在管理基于混合或活動(dòng)的工作時(shí)，與嚴(yán)格關(guān)注辦公桌預(yù)訂相比，更完整的工作空間管理解決方案可以讓員工更好地了解誰(shuí)在辦公室、誰(shuí)在家工作以及誰(shuí)不在（包括在家工作時(shí)））。

從哪開(kāi)始？

那么，顛覆性變革從哪開(kāi)始呢？其通常需要大量資金。安裝智能辦公系統(tǒng)帶來(lái)的潛在破壞可能會(huì)花費(fèi)更多。

但危險(xiǎn)在于，隨波逐流地使用別人正在使用的東西，而不考慮其對(duì)工作場(chǎng)所有什么好處。這就是為什么首先要查看辦公室使用數(shù)據(jù)，無(wú)論是定量的，例如來(lái)自記錄辦公桌和房間等的預(yù)訂/使用模式的解決方案，還是定性的，例如員工調(diào)查。

了解問(wèn)題，然后尋找解決方案。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這種求知欲的方式會(huì)有助于省下大量資金。

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